Executive Committee: servire un club Toastmasters
Ogni club Toastmasters ha un Executive Committee o, per gli amici, ExComm. Il comitato esecutivo del club è composto da 7 ruoli differenti, tutti al servizio del club, per fare in modo che l’attività del club stesso sia garantita ed il club possa offrire un ambiente stimolante per tutti i soci.
Un comitato esecutivo resta in carica per 6 mesi o un anno, sulla base di quanto previsto dall’atto costitutivo. E’ davvero una gran bella occasione per mettersi al servizio del club, imparare tantissimo (in gergo molto tecnico mi diverto sempre a dire che entrare nell’ExComm è “Leadership a pacchi”) e, perchè no, mettersi alla prova anche in un ambito che magari non ci è particolarmente congeniale.
Visto che nel mio club stiamo iniziando ad avviare la procedura di elezione del nuovo direttivo (il comitato esecutivo è in carica fino al 30 Giugno dell’anno) ho pensato di fare una breve panoramica su tutti i ruoli che poi approfondirò in articoli dedicati successivi.
ExComm: i magnifici 7 (+1)!
Ci sono i 7 Re di Roma, i 7 Nani, le 7 meraviglie del mondo: quanti potevano essere i membri di un comitato Esecutivo? Come direbbe Sio: 7!
Presidente, Vice President Education, Vice President Membership, Vice President Public Relations, Treasurer, Secretary, Sergeant at Arms (o Logistic Manager). Questi sono i 7 ruoli che servono per supportare al meglio un club Toastmasters. A loro si aggiunge l’immediate Past President. Il presidente in carica durante il mandato precedente affianca l’esecutivo in essere per supporto e per dare continuità. l’immediate Past President si occupa anche di avviare e gestire le procedure per l’elezione del nuovo ExComm.
ExComm a supporto del club
Abbastanza ovviamente l’executive Committee è al servizio del club per fare in modo di garantire l’operatività ordinaria, la gestione dei meeting, la gestione burocratica e amministrativa verso Toastmasters International. proprio per questo scopo redige il Club Success Plan.
Per servire al meglio il proprio club però bisogna anche essere preparati. Proprio per questo il direttivo si impegna a partecipare a due sessioni di formazione denominate Club Officer Training. Ve ne avevo già accennato parlando del Distinguished Club Program.
L'exComm riporta le notizie da fuori
L’ExComm è però anche un’interfaccia dall’esterno. Quindi raccoglierà tutte le informazioni utili su quello che succede fuori dal club per tenere sempre aggiornati i soci sulle varie iniziative che potrebbero essere di interesse.
Da voce club verso l'esterno
- L’ExComm rappresenta il club attraverso le figure del presidente, del VPE e del VPM presso il concilio di area.
- Il Presidente ed il VPE rappresentano il club presso il concilio di distretto.
- Il Presidente ed il Segretario rappresentano il club al Business meeting tenuto durante l’international convention.
Questo permette di di rappresentare i propri soci a diversi livelli e portare la loro voce “ai piani alti”.
Vediamo tutti ruoli del comitato esecutivo
Come sempre in Toastmasters esiste un manuale con le risposte ad ogni domanda. In questo caso specifico il manuale di riferimento è il Club Leadership Handbook (Item 1310).
In questo manuale trovate nel dettaglio tutti i compiti tipici di ogni ruolo e quali potrebbero essere le attività più comuni.
Ma trovate anche esempi di come quel ruolo potrebbe essere sfidante. Io nel frattempo vi farò un breve riepilogo in stile bignami.
Presidente
Il Presidente, dal mio punto di vista, è un portatore sano di entusiasmo. A livello operativo non è esattamente in prima linea anche se all’occorrenza è al supporto di tutto l’excomm. Tuttavia si confronta con una tematica di teambuilding molto forte. L’ExComm dura in carica un anno ed è proprio in quell’anno che il presidente deve fare in modo che il direttivo lavori al meglio delle sue possibilità motivandoli adeguatamente.
Consigliato se: volete essere dei portatori sani di entusiasmo per un anno, pronti ad aiutare tutto l’excomm e supportare tutto il club per fare in modo che l’anno sia favoloso.
Vice President Education
Il VPE è un ruolo molto sfidante. Sia a livello organizzativo che motivazionale. Questo ruolo ha in mano la gestione di ogni meeting, gestendo tutte le agende e pianificando tutti gli speech. Quindi deve riuscire a fare una pianificazione che dia sufficiente spazio di crescita a tutti. Inoltre aiuta tutti i soci a familiarizzare con i progetti educativi ed affianca loro un mentor. Gestisce anche le varie sessioni educational per aiutare i soci a crescere.
Raffrontandosi con i soci deve pianificare un piano di crescita personalizzato per ognuno che sia stimolante e basato sulle esigenze del socio stesso. E nel mentre deve anche motivare quei soci che magari non trovano lo spunto giusto per lanciarsi in un’attività (fare il primo speech può fare paura).
Consigliato se: volete mettervi alla prova con un anno di leadership a 360°, il VPE è la sfida che state cercando, pianificazione e organizzazione, mentoring, motivazione, supporto….chi più ne ha più ne metta.
Vice President Membership
Il Vice president Memebership (o VPM per gli amici) si occupa essenzialmente di due grandi aspetti legati alla vita del club: da un lato si interfaccia con gli ospiti che vogliono unirsi al club (io dico sempre scherzosamente che se il VPPR è lo strillone del club, il VPM è il “buttadentro”), dall’altro si occupa di retention e quindi lavora per capire e fare in modo che un socio sia sempre entusiasta, motivato e quindi abbia piacere a restare parte del club.
Consigliato se: volete mettervi alla prova confrontandovi con tante persone rispondendo alle domande più disparate su Toastmasters oltre che a confrontarsi con tutti i soci per capire il loro sentimento sulla vita di club. Dal mio punto di vista un ruolo che sfida molto le vostre doti di empatia.
Vice President Public Relations
Come si intuisce facilmente dal nome, il Vice President Public Relation si occupa di comunicazione: gestisce i canali social del club, e tutti i canali comunicativi. Redige un vero e proprio piano editoriale nel rispetto del Brand Toastmasters (qui trovi il Brand Manual).
In poche parole è lo “strillone” del club.
Consigliato se: vuoi approfondire la comunicazione sui social, la gestione di un piano editoriale e familiarizzare con diverse piattaforme su cui comunicare.
Secretary
Il segretario si occupa di gestire tutta la documentazione del club e redigere tutte le minute.
Questo vuol dire collezionare tutti documenti relativi alle iscrizioni dei nuovi soci e tutti gli altri documenti relativi alla vita del club. Come vi accennavo prima redige la minuta di ogni meeting e di ogni incontro dell’ExComm.
Consigliato se: avete voglia di sfidarvi con un anno di ascolto attivo, capacità di sintesi e chiarezza espositiva e volete migliorare la gestione documentale.
Treasurer
Il tesoriere, senza grandi soprese, è quel ruolo che gestisce tutte le finanze del club. Si occupa dei pagamenti delle quote verso Toastmasters International e di tutte le spese necessarie alla vita del club. Questo porta anche a sfidarsi con un piccolo bilancio per capire come si affronterà l’anno in termini di spese e disponibilità economica del club.
Consigliato se: volete mettervi alla prova con la gestione di un piccolo bilancio in termini operativi e previsionali.
Sergeant at Arms
Il Sergeant at arms (SAA) o anche Logistic Manager è il custode di tutte le proprietà fisiche del club. Si occupa non solo di custodire i beni del club ma di gestire la sala ed allestirla ad ogni meeting per fare in modo che sia ottimale per la riuscita del meeting.
Non è specificato ma, in caso di meeting online, potrebbe anche diventare il gestore della sala virtuale del meeting. Questo però dipende dalla scelta del singolo club.
Consigliato se: volete mettervi alla prova con la gestione logistica del club. Considerando l’avvento dei meeting ibridi questo ruolo vi permette anche di sviluppare diverse competenze tecnologiche su come allestire la parte audio/video di un meeting.
Perchè entrare nell'ExComm?
E’ una bellissima occasione per mettersi alla prova, imparare qualcosa di nuovo e aiutare il proprio club. Certo può sembrare una sfida enorme o molto impegnativa. Anzi tipicamente queste sono le obiezioni più comuni.
- Non sono capace: in realtà non puoi saperlo a priori, potresti scoprire di avere la vocazione naturale per quel ruolo. Inoltre sicuramente nel tuo club ci sono soci che hanno ricoperto quel ruolo prima di te e che ti possono aiutare o consigliare. Inoltre considera anche che ci mettiamo alla prova proprio per imparare.
- E’ troppo impegnativo: essere parte dell’ExComm è sicuramente impegnativo, ma il troppo dipende da noi, da come ci organizziamo e da come organizzaremo il lavoro con il resto del comitato esecutivo. Inoltre nulla vieta di creare un piccolo team di supporto coinvolgendo altri soci per diminuire il carico.
- Sono appena entrato/a nel club: un’ottima occasione per partire in quarta vedendo come funziona un club dalla prima linea. Si impara tantissimo, soprattutto se si è nuovi, sui processi che regolano la vita Toastmasters.
Tutti gli articoli della serie
Ecco tutti gli ariticoli sui ruoli dell’exComm di un Club Toastmasters:
E voi?
I prossimi articoli approfondiranno questi sette ruoli. Voi siete stati in un exComm? Qual è il ruolo che vi ha regalato di più? Cosa avete imparato di inaspettato?
Ditemelo nei commenti!
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