Il valutatore: feedback non giudizi
Cosa c’entra porgere un regalo con il valutatore? Secondo me, molto! Ogni volta che un valutatore offre il proprio feedback ad un socio non è altro che un dono che questi fa all’oratore affinché l’oratore che si è appena cimentato sul palco possa migliorarsi come public speaker.
Durante la nostra esperienza Toastmasters riceviamo e diamo feedback in continuazione, in questo caso specifico vi parlo del valutatore di un discorso, figura chiave in ogni meeting.
Feedback non giudizi!
La nostra parola del giorno (con grande gioia di tutti i grammarian che leggeranno questo articolo) è feedback! Quando un valutatore fa il suo resoconto su cosa gli è piaciuto e cosa secondo lui è migliorabile in quel particolare discorso non da un giudizio, da un feedback. Se il giudizio è assoluto il feedback è totalmente personale. Ma quali sono le caratteristiche di un feedback che lo differenziano da un giudizio? Vediamolo insieme:
Il valutatore da un giudizio personale
Il feedback è sempre un commento personale, nulla di assoluto o insindacabile. Infatti è normale avere come incipit di un feedback frasi come “dal mio punto di vista” o “secondo me”. Il valutatore sa che non è il detentore della verità assoluta e lo rimarca costantemente. Se il giudizio è perentorio (per esempio un “non andava bene”) il feedback è totalmente personale (il “non andava bene” diventa un “secondo me si può rendere più efficace”).
Il valutatore da suggerimenti concreti
Se un giudizio si limita ad evidenziare cosa ha funzionato e cosa no, il feedback da ben di più: quando un valutatore riporta allo speaker un punto che secondo lui è migliorabile, non si limita a dire cosa non ha funzionato ma da sempre un suggerimento pratico che, sempre dal suo punto di vista può aiutare lo speaker a migliorare. E’ tipico sentire frasi del genere “secondo me questa parte si potrebbe rendere più efficace per esempio provando a fare in questo modo….”
Il valutatore è sempre positivo
Un giudizio potrebbe essere negativo. Nulla ci vieta per esempio di dare un giudizio tipo “non andava bene”. Il feedback invece ha sempre un’accezione positiva. Da importanza ai punti di forza del discorso e li evidenzia. Non ci sono punti negativi, al limite ci saranno parti del discorso migliorabili (tanto lo sappiamo che si può sempre migliorare) ma sempre in un’ottica di crescita e supporto reciproco.
La valutazione è tipicamente "a sandwich"
Molto spesso, nel mondo Toastmasters quando si ascolta la valutazione di un valutatore questa è strutturata “a sandwich”, immaginiamo un bel panino:
- Il primo strato è la fetta di pane del nostro sandwich. I carboidrati sono quella parte della valutazione ci appaga e ci da soddisfazione: tutti i punti di forza del nostro discorso. Sentire un valutatore che li rimarca ci ricorda dove il nostro discorso ha funzionato bene e inconsciamente ci prepara al secondo strato di questo panino.
- Il secondo strato è l’hamburger del nostro sandwich. Le proteine, quelle che ci fanno crescere sani e forti, ovvero i nostri punti di miglioramento. Sta proprio al valutatore mostrarceli fornendo suggerimenti concreti su come possiamo migliorare (ovviamente secondo il suo punto di vista) su quel particolare aspetto della nostra presentazione. Arrivando da una bella fetta di pane siamo felici e appagati, sicuramente più aperti nel ricevere questa parte del feedback.
- Lo strato finale, l’ultima fetta di pane, sono i carboidrati di incoraggiamento: il valutatore dopo aver elencato i nostri punti di forza ed averci dati suggerimenti pratici su come migliorare, chiuderà con un riepilogo ed un incoraggiamento che ci motivi a migliorarci in vista del prossimo discorso.
Ovviamente sta sempre al valutatore decidere come bilanciare carboidrati e proteine, non tutti possono mangiare lo stesso panino! Un oratore al primo discorso potrebbe aver bisogno di tanto pane e poca carne a differenza di un oratore navigato che invece ambirà ad avere tanta carne e praticamente nessun carboidrato. Sta al valutatore, insomma, essere un buon nutrizionista.
Il valutatore non lavora solo durante il meeting
Fare una valutazione può sembrare, visto da fuori, un discorso improvvisato dopo aver ascoltato il discorso dell’oratore di turno. In realtà la preparazione per una valutazione efficace richiede un (bel) po’ di lavoro preliminare:
- Il valutatore sicuramente prima del meeting parlerà con lo speaker: non per avere indiscrezioni sul discorso ma per capire quali siano le necessità dell’oratore in modo da poter dare un feedback utile alle esigenze dello speaker. E’ prassi comune chiedere: “su cosa hai piacere che ponga in modo particolare la mia attenzione durante il tuo speech?”
- Il valutatore deve studiare il progetto che presenterà il suo oratore. In Toastmasters ogni discorso fa parte di un percorso educativo (Pathways learning experience) ed è parte di un progetto con caratteristiche ben precise. Il valutatore dovrà capire anche quanto il discorso presentato ricalca il progetto di riferimento.
E durante il meeting? Cosa fa il valutatore?
Se il valutatore, a differenza degli altri ruoli “tecnici”, lavora anche prima del meeting, durante il meeting ha solo due momenti dove dovrà focalizzare tutta la sua concentrazione:
- Durante la presentazione dello speech che dovrà valutare: in quei 7 minuti dovrà essere pronto a recepire qualsiasi aspetto positivo o migliorabile.
- Durante il meeting avrà poi modo di presentare il suo feedback davanti a tutto il club e dovrà farlo in un massimo di tre minuti!
Cosa "mi porto a casa" facendo il valutatore?
Fare il valutatore, oltre a darci l’occasione di fare un dono ad un socio del nostro club, ci da l’opportunità di migliorare in diversi aspetti:
- Aiuta a focalizzare in modo rapido i punti di forza e di miglioramento (non di debolezza) di un discorso. Personalmente, da ingegnere, tendo a vedere tutto o bianco o nero. Tipicamente o una cosa mi piace e allora faccio fatica a trovare punti migliorabili, o non mi piace e allora faccio fatica a trovare i punti di forza. Facendo il valutatore mi sono accorto che il mio approccio è cambiato anche fuori dal mondo Toastmaster aiutandomi ad evidenziare sia i punti di forza che di miglioramento.
- Aiuta a prendere confidenza con i feedback: a volte sarebbe più comodo dare un giudizio, abituandosi a dare un feedback ho notato che più facilità nel dire quello che secondo me è migliorabile e tipicamente viene accolto meglio da chi lo riceve.
- Aiuta a migliorare la propria velocità di pensiero. Ogni valutatore ha poco tempo per preparare il proprio discorso e questo sebbene preparato “al volo” deve essere chiaro, conciso (altrimenti il timer brontola) ed efficace. Abilità molto utile anche fuori dal mondo Toastmasters quando bisogna improvvisare un qualsiasi discorso.
Consigli pratici per il valutatore
Preparati sul progetto
Fare una valutazione dipende, in buona parte, dal discorso che ci verrà presentato: questa non è una buona scusa per non arrivare preparati! Studia attentamente il progetto che verrà presentato per capire quali siano gli obiettivi di quel progetto.
Conosci il tuo speaker
Parla con lo speaker che dovrai valutare: quali sono i suoi obiettivi? Ha qualche esigenza particolare? Qual è il suo livello? Queste sono domande che ti aiuteranno a capire come valutare in modo efficace la sua performance. Conoscendo lo speaker e le sue esigenze avrai anche una visione più chiara di dove focalizzare la tua attenzione durante lo speech.
Attenzione a 360°
Durante la presentazione del discorso prova a porre attenzione a tutte le sue componenti: ha usato degli oggetti di scena (quelli che in gergo tecnico chiamiamo props)? Ha presentato delle slides? Come si è mosso sul palco? Come ha usato il suo corpo? Cosa ti ha trasmesso? Il discorso è solo una parte della presentazione: prova a concentrarti sulla visione d’insieme.
Individua i punti di forza
I punti di forza sono quelle parti della presentazione che hanno funzionato, dal tuo punto di vista, bene. Cosa ti ha convinto? Cosa ti è piaciuto? Ricordati però di motivare e contestualizzare sempre quello che dici: se individui un punto di forza motiva anche il perché dal tuo punto di vista, è stato tale.
Dove migliorare
Probabilmente, durante la presentazione, individuerai dei punti che non ti hanno convinto a pieno. E’ utile riportarli allo speaker (lui non aspetta altro) ma ricorda: se evidenzi un punto di miglioramento dai anche un esempio concreto su cosa potrebbe fare lo speaker per migliorare in quell’ambito. Quindi se dici “questo secondo me avrebbe potuto funzionare meglio” aggiungi sempre un “potrei suggerirti di provare facendo così”. Dire solo che una cosa non ha funzionato non da vero valore: suggerire un alternativa pratica, sì.
Un riepilogo motivante
Stai facendo la tua valutazione: hai aperto con i punti di forza e hai continuato elencando i punti di miglioramento. Chiudi alla grande con un bel riepilogo finale che riporti questi aspetti brevemente e motivi lo speaker a presentarsi quanto prima per rimettersi alla prova! Soprattutto nel caso in cui lo speaker sia alle prese con le sue prime presentazioni chiudi con una forte motivazione per invogliarlo a crescere sempre di più!
Offri un buon panino
Nessuno mangerebbe un panino senza farcitura o solo la farcitura del panino: così nella valutazione prova a bilanciare bene il punti di forza ed i punti di miglioramento, anche sulla base dello speaker che hai davanti (non è detto che lo stesso panino vada bene per tutti).
Sii conciso
Negli ultimi 3 paragrafi ti ho elencato le parti della valutazione standard: ricordati che hai solo 3 minuti per presentarli. Sii conciso e focalizzati solo sui punti principali. Avrai tempo dopo il meeting per approfondire.
Confrontati con lo speaker
Dopo il meeting, potrebbe essere utile parlare con il tuo valutato per approfondire quando riportato durante la tua valutazione. Tre minuti sono pochi e magari hai dovuto tralasciare alcuni aspetti che ti fa comunque piacere condividere con lo speaker. Prenditi del tempo dopo il meeting per parlarne con la dovuta calma (e senza un timer pronto ad alzare il cartellino rosso).
Strumenti utili per il valutatore
- A Toastmaster wears many hats – la mini guida ufficiale a tutti i ruoli svolti all’interno di un meeting Toastmasters.
- Toasmasters effective evaluations – un manuale per i valutatori
E voi come gestite i feedback?
Voi come dosate proteine e carboidrati? Come fate a focalizzare al volo i punti di miglioramento ed i punti di forza? Usate le mappe mentali? Avete qualche trucco segreto? Volete condividere la vostra esperienza come valutatore? Avete qualche consiglio per chi affronta una valutazione per la prima volta? Scrivete tutto nei commenti!
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