Webinar Google “life-hack”

Tempo di lettura: 4 minuti

Tutti usano Google: ricerche, mail, storage dati, domotica…chi più ne ha più ne metta. Ma non tutti sanno che Google nasconde diverse funzionalità che possono semplificare in maniera significativa la vita e l’operatività di tutti i giorni, quelli che ho raccontato nel webinar Google “life-hack”. 

Anche questo webinar è un’attività relativa al mondo Toastmasters esattamente come lo special meeting del quale vi ho parlato in questo articolo. L’idea di questo webinar nasce parecchi mesi fa, durante la Division Conference di Toastmasters International. In quell’occasione una socia Toastmasters mi stava dando il suo indirizzo e-mail (una classica mail nome.cognome@gmail.com) quando, senza nemmeno pensarci, ho risposto “i punti non servono”.

Davanti a questa affermazione la socia è rimasta incredula così mi sono ritrovato a spiegarle che scrivere a nome.cognome@gmail.com equivale a scrivere a nomecognome@gmail.com o a no.me.co.gno.me@gmail.com.

Proprio dall’incredulità di quest socia ho pensato che forse, quei trucchetti che davo per scontati, tanto scontati non erano. Da questa considerazione nasce il webinar Google “life-hack” che presentato giovedì scorso nel primo webinar di Divisione di Toastmasters Italia (ovvero la famigerata Divisione A di cui vi parlavo poco fa).

 

Cosa ho presentato nel webinar Google "life-hack"

In realtà nel webinar Google “life-hack” non ho presentato nulla di sconvolgente o segreto. Anzi probabilmente per molti magari è stata la scoperta dell’acqua calda. Vi riporto di seguito i punti più corposi del webinar (che prossimamente sarà disponibile probabilmente su youtube).

G-mail: gestione degli alias

Ogni mail gmail permette di creare infiniti alias usando o i punti o i più. Quindi se la vostra casella mail è user@gmail.com potete creare alias tipo us.er@gmail.com o user+qualcosa@gmail.com: riceverete i messaggi sempre sulla vostra casella principale.

L’uso degli alias è molto utile per capire chi vi scrive soprattutto per capire quale servizio sta mandandovi comunicazioni, o peggio, spam. Usando un alias diverso per ogni servizio (supponiamo che vi iscriviate al servizio1 usando l’alias user+servizio1@gmail.com) saprete che tutta la posta indirizzata a quell’alias arriverà dal servizio1. Quindi se per esempio iniziate a ricevere spam diretto all’alias user+servizio1@gmail.com saprete che a prescindere dal mittente ed a prescindere dal contenuto (che potrebbe non essere legato direttamente al servizio1) sarà proprio quel servizio a mandarvi il messaggio.

Inoltre, usare gli alias, vi aiuta ad ordinare meglio le mail che ricevete visto che servizio1, a prescindere dalla mail che userà per inviarvi le comunicazioni, userà sempre il vostro alias come destinatario. Quindi per voi sarà sempre estremamente semplice filtrare la posta per destinatario usando l’alias di vostro interesse.

Google Groups: non è solo una mailing list

Google Groups vi permette di creare gruppi di distribuzione anche se, in realtà può davvero ottimizzare il vostro lavoro (io ne faccio un uso smodato). Creare un Google Groups vi permette di usare una serie di “life-hack” (come ho spiegato nel webinar) che possono ottimizzare sensibilmente le vostre giornate! 

Creando un Google Group otterete una casella mail del tipo nome-gruppo@googlegroups.com. Bene tutto quello che farete verso questa casella verrà inoltrato direttamente a tutti i membri del gruppo, i “life-hack” che uso di più sono sicuramente:

 

G-Groups per le comunicazioni

Usare il Google Group per inviare le mail: mettendo come destinatario nome-gruppo@googlegroups.com tutti i membri del gruppo riceveranno la comunicazione (ma va? davvero?)

G-Groups per gli inviti via calendar

Un altro “life-hack” molto utile è usare il Google Group per mandare invitation tramite Google Calendar: invitando al vostro evento nome-gruppo@googlegroups.com inviterete in automatico tutti i membri del gruppo. Questo trucco è molto comodo quando dovete invitare tanti utenti: un evento google è progettato per gestire 200 inviti. Ma un Google Groups può contenere fino a 100000 utenti. Quindi invitando il nome-gruppo@googlegoups.com inviterete formalmente un utente ma, nella pratica, l’invito può arrivare fino a 100000 (CENTOMILAHHHHHH) utenti diversi!

G-Groups e la condivisione file

E visto che di fatto creare un Google Group vuol dire creare una mail allora perchè non usare il gruppo per condividere file attraverso Google Drive? Questo “life-hack” vi permette di condividere un file a più utenti (ovvero a tutti i i membri del gruppo) semplicemente condividendo il file con nome-gruppo@googlegroups.com. Questo Google “life-hack” ha principalmente due vantaggi:

1) Potete condividere il file fino a 100000 persone con una sola condivisione.

2) Nel momento in cui bisogna togliere i diritti di condivisione ad un membro del gruppo invece che cercare tutti i file che gli avete condiviso e rimuovere i diritti di condivisione file per file (e magari si parla di centinaia di files), vi basterà andare sul Google Groups e rimuovere quell’utente dal gruppo: in pochi istanti perderà tutti i diritti di condivisione e l’accesso a tutti i file condivisi col gruppo.

Altri trucchi che abbiamo visto nel webinar Google "life-hack"

  • Abbiamo visto come si crea un Google Form: sia passando dalla home page di Google Forms che creandolo direttamente da Google Drive.
  • E dopo aver creato il nostro Google Form abbiamo anche “scoperto” come raccogliere le risposte del Form su un comodissimo Google Sheet (il foglio di calcolo) per fare un’analisi più approfondita dei dati raccolti.
  • Abbiamo visto come condividere i file attraverso Google Drive, come gestire i permessi, come condividere usando i Google Group, come impedire che il file venga scaricato o stampato.
  • E visto che il webinar era per il mondo Toastmasters non potevo non far vedere qualche trucchetto utile durante i meeting, qualche scorciatoia da usare direttamente sul motore di ricerca per esempio per trovare le schede di valutazione dei progetti Toastmasters.

Tutto il materiale usato nel webinar Google "life-hack"

Alessandro

Ingegnere, musicista e public speaker per diletto. Appassionato di programmazione, tecnologia e qualsiasi cosa possa definirsi anche minimamente nerd!

2 pensieri riguardo “Webinar Google “life-hack”

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