Moments of truth: cresci con il tuo club Toastmasters

Tempo di lettura: 5 minuti

In questo articolo vi parlo del Moments of Truth: insieme al Club Success Plan ed al Distinguished Club Program completa la triade degli strumenti in possesso di un club Toastmasters per capire come sta procedendo l’anno e cosa si può fare per crescere ancora di più. Se il Club Success Plan è la mappa che stiliamo ad inizio anno per scegliere tutti insieme come affrontare l’anno insieme ed il Distinguished Club Program ci aiuta a vedere quanti obiettivi abbiamo raggiunto durante l’anno, il Moments of Truth è quello strumento che ci aiuta a metà anno per capire se, insieme al nostro Club Toastmasters, stiamo seguendo il tragitto pianificato ad inizio anno o se magari vogliamo attuare una piccola correzione di rotta.

Tipicamente il Moments of Truth si fa dopo la prima metà dell’anno: in parte proprio per correggere (se necessario) la rotta ma è anche un documento molto importante che ogni club stila per lasciare idee e suggerimenti al comitato esecutivo successivo che si insiederà l’anno successivo.

Moments of Truth: che cos'è?

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Come per ogni aspetto della vita in un club Toastmasters anche per il Moments of Truth abbiamo un manuale che ci supporta spiegandoci come strutturare questo momento della verità.

E’ un momento di condivisione dove tutto il club è invitato a partecipare dando il proprio contributo. Sono graditi anche eventuali ospiti (anzi una parte di questo momento è proprio dedicata a loro e quindi potrebbe essere interessante avere il loro parere).

Il moments of truth è un educational quindi avremo un conduttore che guiderà il pubblico (ovvero il club) ad analizzare 6 ambiti principali. In queste 6 aree di indagine il club è chiamato a dare un punteggio generale sull’area di interesse e, ovviamente, fornire feedback su eventuali aree di miglioramento.

Sei aree di indagine per un Moments of Truth

First impressions

Oscar Wilde diceva: “Non c’è una seconda occasione per fare una buona prima impressione”. 

In questa parte del Moments of Truth affrontiamo proprio questo: come accogliamo gli ospiti quando vengono per la prima volta nel nostro club Toastmasters? Riusciamo a farli sentire accolti calorosamente? Chiediamo loro come è stata l’esperienza? Ci premuriamo di invitarli ai meeting successivi? 

In questa sessione, come vi anticipavo, potrebbe essere utile avere qualche ospite in modo da ricevere feedback diretti.

Membership orientation

In questa sezione invece andiamo ad indagare come ci prendiamo cura dei nostri soci: ci premuriamo di capire quali siano le loro esigenze? Che nessità abbiano? Quale sia il loro piano di crescita? Assegniamo loro un mentor?

Come ci adoperiamo in termini di Club Toastmasters per fare in modo che la crescita ed il coinvolgimento del socio sia costante?

Fellowship, variety and communication

E come funziona il club Toastmasters? I soci si impagnano tutti ad accogliere gli ospiti? Il VPE presenta eventi nuovi e coinvolgenti? Il club è regolarmente aggiornato sulle attività interne ed esterne al club? I soci sono invitati a prendere parte alle attività proposte dall’area, dalla divisione e dal distretto?

Per me questa sezione si potrebbe riassumere con “un socio del club sente di far parte di qualcosa più grande del proprio club e che Toastmasters è una grande famiglia internazionale?”

Program planning and meeting organization

Sappiamo che uno dei core values di Toastmasters International è “exellence”. L’eccellenza, per me, è fare tutto il possibile per avere meeting sempre più efficaci, produttivi e utili per i soci. Quindi come organizziamo i nostri meeting? Li presentiamo con il dovuto anticipo? Ci assicuriamo che tutti i soci siano adeguatamente preparati per ricoprire il ruolo che dovranno affrontare?

Membership strength

In questa sezione parliamo di “forza della membership”. Sappiamo che, secondo Toastmasters international un club in buona salute ha almeno 20 soci. Questo numero è basato su una considerazione di qualità: affinchè un meeting possa andare in scena fluido e senza sovraccarico, in condizioni standard, servono almeno 12 persone. Quindi essere 20 ci aiuta a sopperire eventuali defezioni e a non caricare sempre gli stessi soci con ruoli di gestione del meeting.

Fatta questa premessa quindi come ci adoperiamo per fare in modo che il nostro Club Toastmasters continui ad avere almeno 20 soci attivi?

Achievement recognition

Come celebriamo i traguardi raggiunti dai nostri soci? Inviamo prontamente a Toastmasters International la registrazione dei livelli completati dai nostri soci? Pubbliciziamo i tranguardi del club e dei soci in maniera adeguata? Li celebriamo degnamente durante i meeting?

Ricordiamoci che ogni successo di un socio è anche un successo per il club e quindi è bello festeggiare tutti insieme.

Come Strutturare il Moments of Truth

Toastmasters International offre diverso materiale su come svolgere questo momento con il vostro club.

Tipicamente però non esiste una regola aurea ed ogni club lo può declinare come meglio crede e come meglio si adatta alla natura del club.

Vi faccio qualche esempio:

  • Si può fare in un’unica sessione divendo il club in sei gruppi. ogni gruppo analizza un’area dedicata ed alla fine ogni gruppo riporta i suoi feedback.
  • Si può fare come discussione aperta dove tutto il club analizza area per area i punti di miglioramento.
  • Si può dividere il Moments of Truth in più riprese concentrandosi ogni volta su una sola area.

Insomma l’importante è che non sia un un semplice atto burocratico ma sia un vero momento di confronto e crescita spinti dalla voglia di avere un club sempre migliore. Inoltre, come negli altri documenti, certe sezioni risultano un pelo anacronistiche (la domanda “ad ogni ospite viene dato il badge col il nome” per esempio non tiene conto dei meeting online) quindi a maggior ragione, dal mio punto di vista adattare questo momento alla natura del proprio club è la strada più efficace per far sì che sia un momento ancora più utile!

Club accelerator

Esattamente come per il Distinguished Club Program ed il Club Success Plan, anche il Moments of Truth è stato presentato in una delle puntate della serie “Club Accelerator” di Toastmasters italia. La puntata ha visto come ospite speciale Martina Balatti del club Milliners che ci ha raccontato nel dettaglio come affrontare questo momento.

Trovate qui il video della puntata.

E voi?

E voi? Come affrontate il Moments of Truth? Quante volte l’anno lo fate? Avete un format particolare? Cosa avete sperimentato? Raccontatemelo nei commenti!

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Alessandro

Ingegnere, musicista e public speaker per diletto. Appassionato di programmazione, tecnologia e qualsiasi cosa possa definirsi anche minimamente nerd!

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