VPPR: social media, pubblicità e fantasia

7 Aprile 2022 Alessandro

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Tempo di lettura: 5 minuti

Nuovo articolo, nuovo ruolo dell’executive committee di un club Toastmasters. In questa puntata vi presento il primo dei tre vice presidenti che sono presenti in un comitato esecutivo: il Vice President Public Relations anche noto come VPPR. Questo Vice Presidente, come potete facilmente intuire dal nome, si occupa di tutte le relazioni pubbliche del club. Quindi è il responsabile di tutta la comunicazione verso il mondo esterno e verso il club: pianifica le campagne social, pubblicizza gli eventi e gli incontri del club ma, soprattutto, tutela e propaga adeguatamente il brand Toastmasters in ottemperanza a quanto previsto da Toastmasters International.

Ovviamente questo ruolo, al giorno d’oggi, è leggermente più tecnologico di quanto avesse previsto Ralph C. Smedley nel 1924. Oggi potremmo dire che il VPPR è il social media manager del club.

Vediamolo insieme!

VPPR: termini di servizio

Il Vice President Public Relations, come per tutte le cariche dell’exComm è in carica per sei mesi o per un anno (questo dipende dalla costituzione del club). Il servizio parte dal primo luglio (l’inizio dell’anno Toastmasters) e si protrae fino al 31 Dicembre (nel caso di carica semestrale) o fino al 30 Giugno (carica annuale).

Come diventare VPPR

Tutte le cariche del executive committee entrante sono elette dal club tipicamente intorno a Maggio/Giugno in modo da essere operativi a Luglio. Il processo di candidatura ed elezione è organizzato e gestito dall’Immediate Past President dell’anno in corso. Sarà l’IPP a raccogliere le candidature e a gestire il processo di elezione.

Quindi se stai pensando di servire il tuo club Toastmasters ricoprendo questo ruolo chiama subito il tuo immediate Past President e candidati per questa posizione!

Cosa fa un VPPR?

Definisce il piano di editoriale

E’ lui che decide come valorizzare ogni canale, che comunicazioni effettuare e con che declinazione. Insomma sarà proprio il VPPR a pianificare il piano editoriale del club. E’ un’ottima occasione per sperimentare, capire cosa piace al vostro pubblico, quando reagisce di più e come riuscite a coinvolgerlo in modo più efficace sulle vostre pagine social. Inoltre è una grande opportunità per capire come funzionano i vari social e quali strategie siano più efficaci considerando tutte le declinazioni richieste da ogni singolo social (esempio banale: il post che fa clamore su twitter che è essenzialmente testuale, probabilmente non funzionerà su instagram. Un post tecnico acclamato su linkedIn potrebbe essere totalmente ignorato su Facebook).

Gestione dei canali social

Come vi dicevo poche righe fa, il VPPR del club è, in pratica, il social media manager del club. Facebook, linkedin, twitter, youtube e chi più ne ha più ne metta sono tutti gestiti dal Vice President Public Relations. Sarà il VPPR a decidere come pubblicare sui vari social, con che ritmi e con quali strumenti. E’ un’ottima occasione per sperimentare vari tool di automazione presenti sul mercato (alcuni pure gratis).

Difende il brand

Ovviamente ogni VPPR ha carta bianca nella comunicazione ma deve sempre tenere conto delle indicazioni sull’uso dei loghi e del brand di Toastmasters International.

Questo vuol dire che nel definire la strategia di comunicazione si deve tener conto di come il logo ed il brand Toastmasters è usabile in quel contenuto. Quindi largo alla fantasia ma sempre in ottemperenza a quanto previsto dal brand manual.

Impegni burocratici

Come tutti i ruoli di Leadership Toastmaster il Sergeant at arms ha qualche piccolo impegno “burocratico”:

Deve partecipare due volte l’anno al Club Officer Training, la sessione di formazione per i soci che fanno parte dell’exComm. La sua partecipazione aiuta il club nel Distinguished Club Program. Per inciso, il COT è un’ottima occasione per confrontarvi con gli altri VPPR e dove si riceve la formazione per affrontare questo ruolo.
Partecipa alle riunioni del executive committee, quelle riunioni dove il l’exComm fa il punto della situazione e pianifica le azioni successive.

Perchè candidarsi VPPR?

Candidarsi al ruolo di Vice President Public Relations è sicuramente una sfida su più fronti, sia di comunicazione che tecnologici senza considerare quelli di leadership. Ecco alcuni spunti sulle sfide che potreste dover affrontare in questo ruolo.

Il ruolo di VPPR ti porta a dover definire un piano editoriale. Nessuna comunicazione è efficace se non è strutturata e pianificata. Quindi. se non lo hai mai fatto questo ruolo puà aiutarti a definire il tuo primo piano di comunicazione.
Il piano di comunicazione non è solo “ok pubblico N articoli al mese” ma è anche un’analisi su chi è il nostro pubblico ideale, dove possiamo trovarlo, in quale momento della giornata è più attivo e come possiamo attirare la loro attenzione. Insomma, sfidarsi in questo ruolo, vuol dire anche familiarizzare con le varie dinamiche di funzionamento dei social, declinando il nostro messaggio adeguatamente su ogni canale.
Nel momento in cui come VPPR si definisce strategia di comunicazione bisogna sempre ricordarsi che si sta parlando a nome di Toastmasters International, quindi un’altra bella sfida sarà riuscire a fare una comunicazione di successo senza però snaturare il brand ed i valori che esso rappresenta. Quindi, no, allontana lentamente quel post rosa shocking e nessuno si farà male! Saper capire ed usare un brand manual è una bella sfida che viene molto utile anche in tanti ambiti lavorativi!
Questo ruolo ha una forte componente tecnica: a partire dai tool come Canva per preparare i vostri contenuti, passando ai funzionamenti dei vari social arrivando fino a tool di automazione come postoplan, hootsuite o integromat per pubblicare automaticamente. Insomma potete davvero mettere alla prova anche il vostro lato smanettone/nerd.
In ultimo, ovviamente, come VPPR, nulla vieta di creare un piccolo team PR all’interno del club che potete coordinare per ridurre il carico, condividere le competenze e crescere tutti insieme in questo aspetto di comunicazione! Come ho già detto altre volte in questa serie di articoli: leadership a pacchi!

Materiale utile

Club Leadership Handbook

Come sempre in Toastmasters, qualunque sia la tua domanda, esiste un manuale dedicato con la risposta.

In questo caso il manuale di riferimento con tutta la spiegazione dettagliata sui ruoli, sui doveri e sulle sfide di ogni ruolo, è l’Item 1310 – Club Leadership HandBook.

Per qualsiasi dubbio questo è il manuale che fa per te o, in alternativa, contatta il tuo immediate past president o qualsiasi membro del tuo exComm: sapranno sicuramente aiutarti!

Brand Portal

Come vi ho raccontato nei paragrafi precedenti, il Vice President Public Relation, sebbene abbia ampio margine di manovra, deve sempre rispettare il brand Toastmasters. Questo vuol dire allinearsi a quanto previsto da Toastmasters international in termini di colori, font e disposizione.

Brand portal: a questo link trovate tutte le informazioni e tutto i materiale utile allo scopo.

Brand manual: il documento ufficiale fornito da Toastmasters International per comunicare correttamente in ottemperanza a quanto previsto dal brand.

Loghi ed elementi: cliccando qui invece avete tutti i loghi declinati ed i vari elementi grafici per arricchire la vostra comunicazione.

Tutti gli articoli della serie

Ecco tutti gli ariticoli sui ruoli dell’exComm di un Club Toastmasters:

E voi?

Avete già risoperto questo ruolo? Cosa avete imparato? Quale sfida inaspettata avete dovuto gestire che vi regalato nuove competenze inattese? Perchè consigliereste questo ruolo ad un socio che vuole entrare nell’exComm di un club Toastmasters?

Raccontatemelo nei commenti! Oppure unitevi al canale telegram attraverso il quale potete entrare nel gruppo di discussione e dirmelo direttamente! In alternativa potete sempre iscrivervi alla newsletter. Qui trovate tutti i contatti utili per restare sempre aggiornati!

Alessandro Balboni