Secretary: verbali, minute e documentazione

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Diventare Secretary in un exComm Toastmasters è un altro modo di mettere alla prova la vostra leadership. Se il Sergeant at Arms è il responsabile della logistica ed il Treasurer ha in mano la gestione del bilancio, il Scretary gestirà tutta la documentazione del club Toastmasters.
Un ruolo che vi aiuta a sviluppare le doti di ordine, ascolto attivo e capacità di redigere una minuta.

Vediamolo insieme in questa terza puntata degli articoli dedicati ai ruoli di un executive committee Toastmasters.

Secretary: termini di servizio

Il secretary, come per tutte le cariche dell’exComm è in carica per sei mesi o per un anno (questo dipende dalla costituzione del club).  Il servizio parte dal primo luglio (l’inizio dell’anno Toastmasters) e si protrae fino al 31 Dicembre (nel caso di carica semestrale) o fino al 30 Giugno (carica annuale).

Come diventare Secretary

Tutte le cariche del executive committee entrante sono elette dal club tipicamente intorno a Maggio/Giugno in modo da essere operativi a Luglio. Il processo di candidatura ed elezione è organizzato e gestito dall’Immediate Past President dell’anno in corso. Sarà l’IPP a raccogliere le candidature e a gestire il processo di elezione

Quindi se stai pensando di servire il tuo club Toastmasters mettendo alla prova la tua leadership chiama subito il tuo immediate Past President e candidati per questa posizione!

Cosa fa un Secretary?

Gestisce tutti i documenti

Un club Toastmasters ha tonnellate di documenti: gli atti costitutivi, i documenti di iscrizione dei soci, i vari report e le minute senza contare tutta la documentazione contabile e le varie fatture.

Tutta questa documentazione deve essere tenuta in ordine e pronta all’uso in caso di necessità. E questa è proprio la sfida del Secretary. Ed è anche un’ottima occasione per digitalizzare documenti o prendere confidenza con sistemi cloud come Google Drive.

Redige tutte le minute

Il Secretary è cintura nera di ascolto attivo e stesura delle minute. E’ proprio questo componente dell’exComm che ha come compito quello di redigere tutte le minute sia dei meeting ordinari, sia dei meeting dell’exComm. E questo è un ottimo esercizio per imparare a redigere un verbale sintetico ma completo.

Impegni burocratici

Come tutti i ruoli di Leadership Toastmaster il Sergeant at arms ha qualche piccolo impegno “burocratico”:

  1. Deve partecipare due volte l’anno al Club Officer Training, la sessione di formazione per i soci che fanno parte dell’exComm. La sua partecipazione aiuta il club nel Distinguished Club Program.
  2. Partecipa alle riunioni del executive committee, quelle riunioni dove il l’exComm fa il punto della situazione e pianifica le azioni successive.
  3. Insieme al presidente ha diritto di voto all’annual business meeting, la convention mondiale dove si eleggono le più alte cariche dei vertici Toastmasters.

Perchè candidarsi Secretary?

Essere Secretary in un club Toastmasters è un ottimo esercizio per affinare le proprie doti di organizzatori.

Gestire i documenti di un club, soprattutto quando si parla di club con una discreta storia alle spalle, potrebbe essere una sfida non banale! 

Inoltre questo ruolo mette alla prova la vostra capacità di ascolto attivo. Un meeting Toastmasters in media dura due ore, riuscire a tenere traccia di tutto quello che succede senza distrarsi potrebbe non essere così scontato.

E ancora meno banale sarà scrivere la minuta in modo che sia concisa, completa e comprensibile da tutti! Alla fine del mandato scriverete report invidiabili! E questa skill è molto utile sul lavoro: quante volte in una riunione aleggia nel vuoto la domanda “chi fa la minuta?”…

Aggiungo qualche considerazione “a latere”: come avrete intuito, anche dalla brevità dell’articolo, il ruolo del Secretary è un ruolo con dei compiti molto specifici e delimitati.

Questo, rispetto ad altre cariche, vuol dire sulla carta un carico minore (cosa che comunque non vi solleva dal dare una mano a quelle cariche dell’excomm o soci del club che necessitano di una mano). Perciò è un ottimo ruolo se per esempio volete cimentarvi con questa esperienza anche in presenza “ma sono troppo impegnato”, il Secretary è sempre ampiamente gestibile e vi da modo di vedere come funziona l’exComm dall’interno senza avere carichi di lavoro enormi.

Quindi è anche un’ottima occasione per tutti quei soci nuovi che vogliono sfidarsi con la prima esperienza dell’exComm.

Materiale utile: club leadership book

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Come sempre in Toastmasters, qualunque sia la tua domanda, esiste un manuale dedicato con la risposta.

In questo caso il manuale di riferimento con tutta la spiegazione dettagliata sui ruoli, sui doveri e sulle sfide di ogni ruolo, è l’Item 1310 – Club Leadership HandBook.

Per qualsiasi dubbio questo è il manuale che fa per te o, in alternativa, contatta il tuo immediate past president o qualsiasi membro del tuo exComm: sapranno sicuramente aiutarti!

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E voi?

Avete già risoperto questo ruolo? Cosa avete imparato? Quale sfida inaspettata avete dovuto gestire (spoiler: il covid) che vi regalato nuove competenze inattese? Perchè consigliereste questo ruolo ad un socio che vuole entrare nell’exComm di un club Toastmasters?

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Alessandro

Ingegnere, musicista e public speaker per diletto. Appassionato di programmazione, tecnologia e qualsiasi cosa possa definirsi anche minimamente nerd!

6 pensieri riguardo “Secretary: verbali, minute e documentazione

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