Sergeant at arms: logistica e organizzazione

Tempo di lettura: 4 minuti

Benvenuti alla prima puntata della serie di articoli riguardanti i ruoli di un exComm Toastmasters. Nell’articolo di presentazione della serie vi ho presentato brevemente una carrellata di tutti ruoli (se non hai letto l’articolo, lo trovi qui). Ruoli che ora andremo a vedere nel dettaglio uno per volta. In questo episodio vi parlo del Sergeant at Arms, detto anche Logistic Manager.
Questo ruolo, come tutti i ruoli di leadership in Toastmasters, è un ruolo di servizio. In questo caso possiamo dire tranquillamente che il Logistic Manager è la persona grazie alla quale i meeting prendono vita “fisicamente”: è proprio il Sergeant at Arms che si occupa di allestire la sala dove si terranno i meeting. Inoltre è, di conseguenza, il custode di tutti i beni fisici del club. Insomma, quando si parla di logistica e organizzazione, non si può fare a meno di questo ruolo!

Sergeant at Arms: termini di servizio

Il sergeant at arms, come per tutte le cariche dell’exComm è in carica per sei mesi o per un anno (questo dipende dalla costituzione del club).  Il servizio parte dal primo luglio (l’inizio dell’anno Toastmasters) e si protrae fino al 31 Dicembre (nel caso di carica semestrale) o fino al 30 Giugno (carica annuale).

Come diventare Sergeant at Arms

Tutte le cariche del executive committee entrante sono elette dal club tipicamente intorno a Maggio/Giugno in modo da essere operativi a Luglio. Il processo di candidatura ed elezione è organizzato e gestito dall’Immediate Past President dell’anno in corso. Sarà l’IPP a raccogliere le candidature e a gestire il processo di elezione

Quindi se stai pensando di servire il tuo club Toastmasters ricoprendo questo ruolo chiama subito il tuo immediate Past President e candidati per questa posizione!

Cosa fa un Sergeant at arms?

Custodisce tutti i beni del club

Come vi ho anticipato nell’introduzione il Logistic Manager custodisce tutti i beni fisici di un club Toastmasters. E’, per esempio il custode del banner del club e di tutte le attrezzature dello stesso. Si occupa di verficare che tutto il materiale necessario allo svolgimento dei meeting sia presente e pronto all’uso e segnala eventuali necessità (un esempio banale: ci mancano le penne).

Prepara la sala per il meeting

E’ anche quella persona che si occupa di allestire la sala prima di ogni meeting arrivando in anticipo e preparando tutto in modo che la sede che ospita l’incontro abbia tutto il necessario per garantire un meeting di qualità. Al termine del meeting si occupa di riordinare la stanza e riportarla allo stato iniziale. Quindi possiamo dire che il Logistic Manager è il primo ad arrivare e l’ultimo ad andarsene.

Accoglie soci e ospiti

Il Logistic Manager è il vero padrone di casa. E quindi, come ogni buon padrone di casa, si occupa di accogliere tutti gli ospiti che verranno a trovarci nel nostro club. 

Attenzione però, accogliere non vuol dire solo “hey ciao benvenuto, accomodati pure!”: vuol dire fare in modo che l’accesso al meeting sia facile e comodo per tutti e di questo ve ne parlo nel paragrafo successivo.

Valuta la sala e se serve ne trova una nuova

E’ anche sua responsabilità valutare se la sala sia adeguata considerate le esigenze del club. E, di conseguenza, trovarne una adeguata nel caso quella in uso non sia soddisfacente o si riscontrino nuove esigenze che portino la sala attuale a non essere più adeguata.

Per esempio il club leadership book dedica molta attenzione alla scelta della sala in termini di accessibilità: nel caso nel club ci sia un socio o un ospite con disabilità è proprio compito del Sergeant at Arms fare in modo che la sala sia adeguata alle esigenze di questa persona.

Impegni burocratici

Come tutti i ruoli di Leadership Toastmaster il Sergeant at arms ha qualche piccolo impegno “burocratico”:

  1. Deve partecipare due volte l’anno al Club Officer Training, la sessione di formazione per i soci che fanno parte dell’exComm. La sua partecipazione aiuta il club nel Distinguished Club Program.
  2. Partecipa alle riunioni del executive committee, quelle riunioni dove il l’exComm fa il punto della situazione e pianifica le azioni successive.
  3. Il logistic manager richiama i presenti “all’ordine” prima di ogni meeting e da il “calcio d’inizio” all’incontro con le comunicazioni di servizio dando poi la parola al presidente per la il discorso di benvenuto.

Perchè candidarsi Sergeant at arms?

Il sergeant at arms vi permette di confrontarvi con diverse sfide di leadership:

  1. Sicuramente pianificare la logistica di ogni meeting è una bella sfida organizzativa: le esigenze di un meeting possono essere le più disparate e fare in modo di rendere la sala “perfetta” è sicuramente una sfida sempre diversa.
  2. La sala va sempre gestita, anche nel caso di una vostra assenza, questo vi da l’occasione di creare un team dedicato all’allestimento e coordinarlo per garantire una sala sempre al top (e per dividere un po’ il carico che non fa mai male).
  3. Considerando l’avvento dei meeting online e ibridi, essere Sergeant at arms vi permette di familiarizzare con la tecnologia necessaria per un meeting ibrido. Se siete già degli “smanettoni” è un pelo più facile, diversamente è un’ottima occasione per migliorare e affinare competenze tecniche.
  4. Siete i responsabili della sala e quindi potreste dover fare sopralluoghi e richiedere preventivi, confrontarvi con chi vi offre la sala, fare delle valutazioni sulla bontà del luogo e magari, perchè no, anche contrattare (magari insieme al presidente o al tesoriere).
  5. Aprite ogni meeting con un mini discorso e accogliete i soci e gli ospiti: sicuramente ottime occasioni per migliorare le vostre doti comunicative.

Materiale utile: club leadership book

toastmasters excomm sergeant at arms leadership book vpm vpe president

Come sempre in Toastmasters, qualunque sia la tua domanda, esiste un manuale dedicato con la risposta.

In questo caso il manuale di riferimento con tutta la spiegazione dettagliata sui ruoli, sui doveri e sulle sfide di ogni ruolo, è l’Item 1310 – Club Leadership HandBook.

Per qualsiasi dubbio questo è il manuale che fa per te o, in alternativa, contatta il tuo immediate past president o qualsiasi membro del tuo exComm: sapranno sicuramente aiutarti!

Tutti gli articoli della serie

E voi?

Avete già risoperto questo ruolo? Cosa avete imparato? Quale sfida inaspettata avete dovuto gestire (spoiler: il covid) che vi regalato nuove competenze inattese? Perchè consigliereste questo ruolo ad un socio che vuole entrare nell’exComm di un club Toastmasters?

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Alessandro

Ingegnere, musicista e public speaker per diletto. Appassionato di programmazione, tecnologia e qualsiasi cosa possa definirsi anche minimamente nerd!

6 pensieri riguardo “Sergeant at arms: logistica e organizzazione

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