VPE: supporta il club nel percorso educativo

Tempo di lettura: 6 minuti

Penultima puntata della serie di articoli riguardanti i ruoli di leadership in un exComm Toastmasters. Nell’articolo di presentazione della serie vi ho presentato brevemente una carrellata di tutti i ruoli (se non hai letto l’articolo, lo trovi qui). In questo episodio vi parlo del Vice President Education, per gli amici VPE.
Questo ruolo, come tutti i ruoli di leadership in Toastmasters, è un ruolo di servizio. In questo caso possiamo dire tranquillamente che il VPE si occupa di tutto quello che riguarda il percorso educativo del club. Questo vuol dire organizzare meeting che siano sempre proficui ed utili per il socio e per il club. Ma vuol dire anche confrontarsi con ogni socio per capire quali siano le sue esigenze e comprendere quale sia la strada migliore affinchè questo socio possa ottenere il massimo dal proprio percorso Pathways.

Vice President Education: termini di servizio

Il Vice President Education, come per tutte le cariche dell’exComm è in carica per sei mesi o per un anno (questo dipende dalla costituzione del club).  Il servizio parte dal primo luglio (l’inizio dell’anno Toastmasters) e si protrae fino al 31 Dicembre (nel caso di carica semestrale) o fino al 30 Giugno (carica annuale).

Come diventare VPE

Tutte le cariche del executive committee entrante sono elette dal club tipicamente intorno a Maggio/Giugno in modo da essere operativi a Luglio. Il processo di candidatura ed elezione è organizzato e gestito dall’Immediate Past President dell’anno in corso. Sarà l’IPP a raccogliere le candidature e a gestire il processo di elezione

Quindi se stai pensando di servire il tuo club Toastmasters ricoprendo questo ruolo chiama subito il tuo immediate Past President e candidati per questa posizione!

Cosa fa un Vice President Education?

Pianifica il percorso di ogni socio del club

Il VPE, annualmente, contatta tutti i soci del club e capisce insieme a loro quali siano gli obiettivi dell’anno pianificando il percorso individuale di crescita. Aiuta i soci nuovi a capire quale percorso sia il più adeguato e li aiuta a muovere i primi passi sulla piattaforma BaseCamp dove potranno approfondire i vari progetti e convalidare i propri avanzamenti. Al contempo contatta i soci “senior” per capire quali nuove sfide possano tenere viva la fiamma dell’entusiasmo e come questi portatori sani di esperienza Toastmasters possano contribuire nel supporto ai nuovi soci e alla crescita del club.

Supporta i soci nei vari progetti

Quando un socio è davanti ad un progetto è normale che sorgano dubbi e perplessità. Il VPE è proprio lì per aiutarli a comprendere il progetto al meglio per trarne il massimo beneficio. Li supporta anche nella copertura dei vari ruoli spiegando cosa andrebbe fatto in quello specifico caso (se non l’hai ancora letto dai un’occhiata alla serie di articoli sui ruoli dei meeting).

Inoltre il VPE pianificando l’agenda ed avendo sotto mano la necessità del club può coinvolgere i vari soci in progetti utili per il club che aiutano il socio nel proprio percorso di crescita (magari presentando una sessione educational o coprendo un ruolo speciale come succedere nelle gare di club).

Assegna e coordina i mentor

A questo punto starete pensando “ma se il VPE segue tutti per ogni necessità allora è un lavoro titanico”. In realtà il VPE non è solo, per ogni socio nuovo che entra nel club, dopo aver capito le necessità del nuovo socio, gli assegna un mentor. Un mentor è un socio esperto che può supportare il nuovo arrivato a muovere i primi passi all’interno del club.

Organizza i meeting e le sessioni educational

Organizzare i meeting di un club Toastmasters è forse l’impegno più grande che affronta il nostro eroe. Non vuol dire semplicemente trovare i soci disponibili a coprire i ruoli necessari per lo svolgimento del meeting e assegnare le slot dedicate agli speech: vuol dire trovare la combinazione perfetta per garantire la crescita di ogni socio ad ogni meeting  bilanciando tra necessità di leadership e di oratoria tenendo conto delle esigenze dei singoli soci e dell’intero club.

Inoltre, nel caso sia necessario, può introdurre sessioni educative speciali proprio per aiutare il club a crescere ed aiutare i soci nuovi a comprendere meglio i processi Toastmasters

Impegni burocratici

Come tutti i ruoli di Leadership Toastmaster il Vice President Education ha qualche piccolo impegno “burocratico”:

  1. Deve partecipare due volte l’anno al Club Officer Training, la sessione di formazione per i soci che fanno parte dell’exComm. La sua partecipazione aiuta il club nel Distinguished Club Program.
  2. Partecipa alle riunioni del executive committee, quelle riunioni dove il l’exComm fa il punto della situazione e pianifica le azioni successive.
  3. Partecipa alle riunioni dell’Area Council (l’incontro di allineamento dei club di Area indetto dall’Area Director) insieme al Vice President Education ed il Presidente.
  4. Partecipa due volte l’anno al District Councill Meeting ed insieme al presidente rappresenta il club davanti all’intero distretto.
  5. Pianifica ed organizza l’agenda di tutti i meeting dell’anno.
  6. Approva i livelli Pathways completati da soci ed invia le notifiche a Toastmasters International per l’accreditamento dei traguardi raggiunti.

Perchè candidarsi VPE?

Il Vice President Education vi permette di confrontarvi con diverse sfide di leadership:

Capacità di analisi e pianificazione

Pianificare il percorso di ogni socio, tenendo conto di tutte le necessità del singolo e del club vi porta a sviluppare una grande capacità di analisi. Perchè sostanzialmente il VPE vuole la botte piena e la moglie ubriaca. Riuscire a fare in modo di assecondare le necessità di tutti è davvero una sfida complessa.

Se poi consideriamo la gestione dell’agenda di ogni singolo meeting è abbastanza palese capire come il VPE non sia così diverso dall’essere un Project Manager o uno Scrum Master in azienda (e nel club gli sprint sono ogni 14 giorni).

Il VPE è un motivatore

Ogni persona affronta i meeting in un modo diverso e personale: c’è chi è timido e magari non vuole buttarsi a fare il primo speech ma c’è anche chi, magari dopo qualche tempo, inizia a perdere motivazione e partecipa meno attivamente. 

Sta proprio al VPE motivarli correttamente incoraggiando i primi a provare (per la serie “buttati è morbido”), e magari trovando una nuova sfida che tenga attivi i secondi.

Insomma deve trovare il giusto approccio motivazionale per ogni singolo socio. 

Gestione degli imprevisti

Gestire l’agenda di ogni meeting dell’anno ha una sola certezza: ci saranno degli imprevisti.

Per esempio l’imprevisto più comune è un socio che all’ultimo momento non riesce a venire al meeting e quindi bisogna trovare un’alternativa per il ruolo che ricopriva o per lo speech che presentava.

Essere VPE vuol dire mettersi alla prova per riuscire a gestire tutte queste emergenze ed imprevisti dell’ultimo minuto.

In due parole: calma e sangue freddo. Anche questa è leadership!

Crescita ma anche divertimento

Si impara meglio quando ci si diverte: allora divertiamoci!

Certo i meeting Toastmasters sono belli e piacevoli ma, alla lunga, rischiano di diventare tutti uguali.

Allora perchè non inventarsi una nuova declinazione per quel meeting? Magari rompere un po’ gli schemi per mettere i soci davanti ad una nuova prova di leadership in un contesto divertente.

Insomma in un anno potete tranquillamente sperimentare e mettere alla prova la vostra fantasia per far vivere ai soci un meeting “diverso dal solito”.

Teambuilding

E’ una skill che potete fortificare in tutti i ruoli di leadership all’interno dell’executive commitee. Quindi è vero anche per il Vice President Education: il lavoro è tanto ed è senza sosta quindi perchè non approfittare dell’occasione per creare un team education che vi supporti nella gestione dei vari meeting?

Un’ottima occasione per mettere alla prova le vostre capacità di gestione del team e, perchè no, iniziare ad addestrare il vostro successore!

La seconda carica del club

Ultimo spunto: ricordatevi che il Vice President Education è la carica numero 2 del club. Questo vuol dire che il VPE è il facente funzione del presidente quando questi ha qualche impedimento.

Pertanto potrebbe presentarsi la necessità di presentare il discorso di apertura e di chiusura al posto del vostro presidente: un’occasione in più per mettere alla prova le vostre doti di public speaking!

Materiale utile: club leadership book

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Come sempre in Toastmasters, qualunque sia la tua domanda, esiste un manuale dedicato con la risposta.

In questo caso il manuale di riferimento con tutta la spiegazione dettagliata sui ruoli, sui doveri e sulle sfide di ogni ruolo, è l’Item 1310 – Club Leadership HandBook.

Per qualsiasi dubbio questo è il manuale che fa per te o, in alternativa, contatta il tuo immediate past president o qualsiasi membro del tuo exComm: sapranno sicuramente aiutarti!

Tutti gli articoli della serie

E voi?

Avete già ricoperto questo ruolo? Cosa avete imparato? Quale sfida inaspettata avete dovuto gestire che vi regalato nuove competenze inattese? Perchè consigliereste questo ruolo ad un socio che vuole entrare nell’exComm di un club Toastmasters?

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Alessandro

Ingegnere, musicista e public speaker per diletto. Appassionato di programmazione, tecnologia e qualsiasi cosa possa definirsi anche minimamente nerd!

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