VPM: membership, crescita, teambuilding

Tempo di lettura: 5 minuti

Quarta puntata della serie di articoli riguardanti i ruoli di un exComm Toastmasters. Nell’articolo di presentazione della serie vi ho presentato brevemente una carrellata di tutti ruoli (se non hai letto l’articolo, lo trovi qui). In questo episodio vi parlo del Vice President Membership, per gli amici VPM.
Questo ruolo, come tutti i ruoli di leadership in Toastmasters, è un ruolo di servizio. In questo caso possiamo dire tranquillamente che il VPM si occupa della crescita umana del club. Quindi da un lato si occuperà di Growth ovvero far aumentare il numero di soci del club (ovvero la conversione da ospite a socio). Dall’altro lato si occupa di Retention ovvero fare in modo che i soci non abbandonino il club. 

Un ruolo che porta a confrontarsi con tanti interlocutori diversi, con esigenze diverse e deve capire come fare in modo che il club sia accogliente, piacevole e proficuo per tutti. 

Vice President Membership: termini di servizio

Il Vice President Membership, come per tutte le cariche dell’exComm è in carica per sei mesi o per un anno (questo dipende dalla costituzione del club).  Il servizio parte dal primo luglio (l’inizio dell’anno Toastmasters) e si protrae fino al 31 Dicembre (nel caso di carica semestrale) o fino al 30 Giugno (carica annuale).

Come diventare VPM

Tutte le cariche del executive committee entrante sono elette dal club tipicamente intorno a Maggio/Giugno in modo da essere operativi a Luglio. Il processo di candidatura ed elezione è organizzato e gestito dall’Immediate Past President dell’anno in corso. Sarà l’IPP a raccogliere le candidature e a gestire il processo di elezione

Quindi se stai pensando di servire il tuo club Toastmasters ricoprendo questo ruolo chiama subito il tuo immediate Past President e candidati per questa posizione!

Cosa fa un Vice President Membership?

Accoglie e segue gli ospiti

E’ proprio il VPM che coccola gli ospiti: li accoglie, li segue nel meeting, aiutandoli a capire le dinamiche di un incontro Toastmasters. Magari, dopo il meeting, li ricontatta segnalando l’incontro successivo. E’ un’ottima occasione anche per rispondere ad eventuali domande per capire un possibile interesse nell’iscrizione e, nel caso supportarli con le procedure burocratiche per iscriversi.

Retention dei soci "senior"

Se da un lato il Vice President Membership si occupa di Growth (e quindi ottenere soci nuovi) dall’altro lato, forse un aspetto ancora più importante, si occupa di retention. Un socio che è nel club da molto tempo potrebbe iniziare a perdere motivazione, magari anche a causa della routine o semplicemente per mancanza di obiettivi.

Sta proprio al VPM parlare con i soci per capire come motivarli, supportarli e perchè no, magari suggerire qualche nuova sfida che offra nuovi spunti per continuare nel proprio percorso Toastmasters. I soci con esperienza sono una grande risorsa per il club perchè possono condividerla con chi è appena entrato e quindi spetta proprio al VPM capire come questi possano vivere il club al meglio.

Gestisce le campagne di membership

Ve ne ho parlato scrivendo del Distinguished Club Program e del Club Success Plan: la membership è un aspetto importante della vita di un club. E quindi sta proprio al VPM elaborare eventuali campagne di membership o eventi come l’open house per coinvolgere nuove persone nel club. 

Ci sono, secondo Toastmasters, 3 momenti dove strutturare una campagna di membership, ve lo racconto più avanti!

Impegni burocratici

Come tutti i ruoli di Leadership Toastmaster il Vice President Membership ha qualche piccolo impegno “burocratico”:

  1. Deve partecipare due volte l’anno al Club Officer Training, la sessione di formazione per i soci che fanno parte dell’exComm. La sua partecipazione aiuta il club nel Distinguished Club Program.
  2. Partecipa alle riunioni del executive committee, quelle riunioni dove il l’exComm fa il punto della situazione e pianifica le azioni successive.
  3. Partecipa alle riunioni dell’Area Council (l’incontro di allineamento dei club di Area indetto dall’Area Director) insieme al Vice President Education ed il Presidente.
  4. Supporta il Treasurer nelle campagne di rinnovo delle quote associative.

Campagne di Membership

Toastmasters International suggerisce tre momenti per attuare una campagna di membership. Anzi, in reatà, fa di più: questi tre momenti sono tre piccole sfide che, in caso di successo, vengono riconosciute con un ribbon celebrativo da appendere al proprio banner di club.

  1. Smedley award: il riconoscimento per quei club che riescono a fare 5 soci nuovi tra il primo Agosto ed il 30 Settembre.
  2. Talk Up Toastmasters: il riconoscimento per quei club che riescono a fare 5 soci nuovi tra il primo Febbraio ed il 31 Marzo.
  3. Beat the Clock: il riconoscimento per quei club che riescono a fare 5 soci nuovi tra il primo Maggio ed il 30 Giugno.
Il Vice President Membership quindi, nella sua strategia di crescita per il club, può anche tenere conto di questi incentivi. Insomma un bel ribbon da esporre orgogliosamente sul proprio banner di club non è male vero?

Perchè candidarsi VPM?

Il Vice President Membership vi permette di confrontarvi con diverse sfide di leadership:

Capacità di analisi

Come vi dicevo in precedenza il VPM si muove su due fronti, quello della Growth e quello della Retention. Sono due tematiche di crescita del club complementari ma dai risvolti diversi e quindi il Vice President Membership dovrà lavorare su due piani di analisi differenti che, verosimilmente, porteranno a strategie diversificate e soluzioni variegate.

Capacità di pianificazione

Definire la strategia di membership del club, capire come coinvolgere nuove persone nel club, quando fare un evento, come strutturarlo, chi coinvolgere è sicuramente un progetto grande e che va strutturato con cura. Insomma una campagna di membership ben pianificata non ha nulla da invidiare ad un Project Plan Aziendale.

Teambuilding

Lo so leggendo questo articolo penserete “ma è un lavoro immane”. Nulla vi vieta di creare un “Team Membership” per spartire il carico. Ovviamente la guida del team sarebbe proprio in mano a voi, novelli VPM. Coordinare e gestire un team, anche piccolo, è sicuramente una bella prova di leadership.

Empatia

Il ruolo di VPM, dal mio punto di vista è una grande sfida di empatia. Durante l’anno ci si confronterà con tantissime persone diverse ed ognuna di queste avrà esigenze diverse, situazioni differenti e le più varie motivazioni. Sta proprio al VPM capirli, mettersi nei loro panni e capire come supportarli al meglio. In questo articolo non l’avevo ancora detto ma insomma: Leadership a pacchi!

Comunicazione efficace

Avete presente quando il vostro amico informatico vi parla di PC usando paroloni tecnici e voi non capite una sola virgola e rimanete lì imbambolati ad annuire senza sapere cosa lui stia dicendo? Ecco, secondo me i soci Toastmasters corrono il pericolo di fare la stessa cosa quando, per l’appunto, parlano di Toastmasters con un ospite: alla fine ci si ritrova a parlare usando la nostra terminologia “tecnica” ed il nostro ospite rischia di non capire nulla. Il VPM, parlando con tanti ospiti invece avrà la sfida continua di riuscire a spiegare il valore dei nostri incontri e dei nostri club facendo in modo che tutto sia fruibile anche da qualcuno che non ha mai sentito parlare del monto Toastmasters

Materiale utile: club leadership book

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Come sempre in Toastmasters, qualunque sia la tua domanda, esiste un manuale dedicato con la risposta.

In questo caso il manuale di riferimento con tutta la spiegazione dettagliata sui ruoli, sui doveri e sulle sfide di ogni ruolo, è l’Item 1310 – Club Leadership HandBook.

Per qualsiasi dubbio questo è il manuale che fa per te o, in alternativa, contatta il tuo immediate past president o qualsiasi membro del tuo exComm: sapranno sicuramente aiutarti!

Tutti gli articoli della serie

E voi?

Avete già ricoperto questo ruolo? Cosa avete imparato? Quale sfida inaspettata avete dovuto gestire (spoiler: il covid) che vi regalato nuove competenze inattese? Perchè consigliereste questo ruolo ad un socio che vuole entrare nell’exComm di un club Toastmasters?

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Alessandro

Ingegnere, musicista e public speaker per diletto. Appassionato di programmazione, tecnologia e qualsiasi cosa possa definirsi anche minimamente nerd!

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